I takt med att tekniken utvecklas och blir smartare, snabbare och billigare blir det allt mer intressant att genomföra samtal och diskussioner via telefon. Genom att använda kameror, mikrofoner och headset av olika slag kan viktiga samtal hållas hemma, på kontoret, på bussen och till och med på stranden. Det kan ibland vara frestande att bara plocka upp mobilen och ringa men ett visst mått av förberedelse skadar ingen och gör ofta ditt samtal både bättre och mer effektivt. Här lär vi dig hur din telefon kan bli din bästa vän och vad som skiljer bra och dålig kommunikation.
Plats
Innan du ringer ett viktigt samtal kan det vara smart att fundera över var du ska genomföra samtalet. Även om det är tekniskt möjligt att prata med både chefen, syrran och myndigheter lite var som helst kan vissa platser lämpa sig mer för vissa typer av samtal.
Det kan till exempel vara bra att genomföra mer krävande samtal vid ett bord där du samtidigt kan ha papper framme och föra anteckningar.
Här kan du även ha en dator tillhands. Andra samtal, av mer personlig natur, kan vara smidigare och säkrare att ta hemma eller i ett stängt rum utan publik.
Inom arbetslivet som telefonförsäljare eller liknande finns det oftast call centers, där all kommunikation med kunderna sker.
Position
Även om du väljer att inte aktivera din telefons kamera utan enbart jobbar med rösten som verktyg kan det vara bra att fundera över hur du står eller sitter när du pratar i telefonen. Det kan tyckas överarbetat men att sitta rak i ryggen vid ett bord, med armarna behagligt vilande på ytan framför dig, eller stå stadigt med fötterna en bit isär, gärna med ett bord som stöd framför dig, gör underverk för hur du pratar och därmed också uppfattas genom luren. Lägg till en lugn röst och ett leende och du har en god grund för att mottas på ett positivt sätt under ditt telefonsamtal.
Poäng
Oavsett om du pratar med en kund, med din chef, med kompisen eller Skatteverket är det ofta en fördel att vara saklig, kort och koncis. Naturligtvis kan samtal av privat karaktär ibland fladdra iväg men mer formella samtal kan med fördel hållas efter en förutbestämd agenda där du berättar ditt ärende, vad du behöver eller vill ha hjälp med. Lyssna sedan till svaret, kom med motargument och nå förhoppningsvis ett gemensamt beslut. Det gäller med andra ord att komma till poängen och sedan avsluta på ett snyggt sätt. Att tacka och önska en trevlig dag är ett klassiskt och mycket trevligt sätt att avsluta ett telefonsamtal på.